Fakturační subjekty
Pronajímáte v salonu křeslo nebo místnost někomu, kdo podniká sám za sebe? Fakturační subjekt mu umožní vystavovat zákazníkům doklady na vlastní IČO, ne na váš. Má vlastní číselnou řadu dokladů, vlastní nastavení DPH a volitelně vlastní platební terminál — vy jako majitel salonu jeho tržby ani doklady neúčtujete pod sebou.
Hodí se to typicky pro kadeřnice, kosmetičky nebo masérky, které si u vás pronajímají místo, ale fakturují zákazníkům samy za sebe.
Založení — spolupráce vás a nájemce
Section titled “Založení — spolupráce vás a nájemce”Založení fakturačního subjektu je postup na čtyři kroky. Dva z nich děláte vy jako majitel, dva dělá nájemce sám. Počítejte s tím, že mezi kroky bude nějaká prodleva — nájemce musí doplnit své firemní údaje sám.
- Propojíte pracovníkovi uživatelský účet (děláte vy). Pracovník musí mít v aplikaci vlastní přihlašovací účet — pokud ho ještě nemá, na záložce Fakturační subjekt klikněte na Propojit uživatele. Tlačítko se zobrazí jen tehdy, pokud účet ještě propojený není.
- Převedete pracovníka na fakturační subjekt (děláte vy). Tlačítkem Převést na fakturační subjekt otevřete dialog, kde zvolíte kód řady — krátkou zkratku, kterou budou začínat čísla jeho objednávek a účtenek (aplikace vám nabídne kód podle iniciál pracovníka, můžete ho tlačítkem Změnit upravit). Dialog rovnou ukáže náhled, jak bude číslování vypadat, například
Objednávka ABC-2026-00001aÚčtenka RABC2026000001— pod stejným číslem pak najdete jeho prodeje i v Objednávkách. - Nájemce doplní firemní údaje a přijme ujednání (dělá nájemce). Systém mu automaticky pošle e-mail — víc o něm níže.
- Aktivujete fakturační subjekt (děláte vy), jakmile má nájemce vše hotové.
Dokud nájemce svou část nedokončí, subjekt zůstává ve stavu Koncept. Na záložce Fakturační subjekt vidíte kontrolní seznam se třemi řádky:
- Firemní údaje doplněny
- Ujednání přijata
- Vlastní účet Teya připojen (nepovinné)
Pod seznamem je formulář Firemní údaje, který nájemce (nebo vy za něj) vyplní: IČO (s ikonou lupy — po zadání IČO a kliknutí aplikace najde firmu v registru ARES a sama doplní obchodní jméno a adresu), Obchodní firma / jméno, Ulice, Číslo popisné, Město, PSČ, Číslo účtu, Kód banky a přepínač Plátce DPH.
Dokud subjekt zůstává v konceptu, máte pod formulářem tlačítka Poslat e-mail znovu — hodí se, pokud si nájemce pozvánku přehlédl — a Aktivovat, kterým subjekt spustíte, jakmile má nájemce firemní údaje doplněné a ujednání přijatá.
Co dostane nájemce e-mailem
Section titled “Co dostane nájemce e-mailem”Hned po převedení na fakturační subjekt dostane nájemce automaticky e-mail s předmětem „Fakturační subjekt v {společnost} — doplňte prosím své údaje” (za {společnost} se dosadí název vašeho salonu). E-mail mu vysvětlí, že od teď účtuje zákazníkům vlastním jménem a na vlastní IČO, a že k tomu potřebuje udělat dvě věci:
- Doplnit firemní údaje — IČO, adresu a jestli je plátce DPH.
- Přijmout ujednání o vystavování dokladů a zpracování osobních údajů.
E-mail zároveň upozorní, že dokud obojí nedokončí, nejde subjekt aktivovat a platby pod jeho jménem zatím nemohou chodit. Tlačítko v e-mailu ho zavede rovnou na stránku, kde údaje doplní.
Vlastní platební terminál
Section titled “Vlastní platební terminál”Vlastní platební terminál Teya je pro nájemce volitelný. Na záložce Fakturační subjekt u aktivního nájemce vidíte v sekci Platební napojení jen stavový řádek Teya (Připojeno / Nepřipojeno) — samotné párování terminálu se ale neděje tady.
Terminál pro nájemce spárujete na hlavní stránce plateb: Platby → Platby na pobočce (terminál), stejně jako terminál pro salon — podrobný postup najdete na stránce Platební terminál Teya.
Bez vlastního terminálu Teya nemá nájemce na místě vlastní kartový terminál. Platba kartou online při rezervaci se u nájemce zákazníkovi navíc vůbec nezobrazuje, bez ohledu na terminál — víc v sekci Co u nájemců nefunguje.
Přístup ke skladu
Section titled “Přístup ke skladu”Nájemce může čerpat materiál ze skladu pobočky, pokud mu to povolíte. Na stránce Skladové zásoby klikněte na tlačítko „…” vedle Přidat položku a zvolte Přístup ke skladu. V dialogu uvidíte přepínač pro každý fakturační subjekt na pobočce (jméno + IČO) — zapnutím mu povolíte vydávat materiál ze skladu.
Nájemce může sklad pouze vyskladňovat, nikdy do něj nic naskladňovat. Je to dané přímo formulářem: v dialogu Vyskladnit má pole Výdej pro, kde vedle vlastní provozovny vybere i sebe — v dialogu Naskladnit tato volba vůbec není, naskladnit jde vždy jen na sklad pobočky.
Každý pohyb, který nájemce vyskladní, je v historii pohybů položky vidět s jeho jménem u množství. Pro vyúčtování spotřeby použijte Přehled spotřeby (ve stejném menu „…”) — zvolíte fakturační subjekt (provozovnu nebo konkrétního nájemce) a volitelně období Od data / Do data.
Co u nájemců nefunguje
Section titled “Co u nájemců nefunguje”Nájemce funguje jako samostatná firma uvnitř vašeho salonu, a některé věci vázané na salon se na jeho rezervace nevztahují:
- Zálohy a platba kartou předem se u rezervací nájemce skryjí. Zákazník u nájemce vůbec neuvidí možnost platit online — zaplatí vždy až na místě. Víc o zálohách na stránce Zálohy a storno poplatky.
- Firemní dárkové poukazy a balíčky služeb nefungují na služby, které dělá výhradně nájemce — zákazník by je neměl kde uplatnit. Pokud stejnou službu dělá i někdo ze salonu, poukaz nebo balíček na ni platí bez omezení.
- Firemní slevy a promo kódy se na objednávky nájemce neuplatní.
- Placené lekce a kurzy nájemce vést nemůže — platby za lekce vždy jdou přes účet salonu. Lekci zdarma vést může.
- Smíšené rezervace — kde je jedna služba od nájemce a druhá od někoho ze salonu — se vždy účtují pod salonem, ne pod nájemcem.
Ukončení spolupráce
Section titled “Ukončení spolupráce”Aktivní fakturační subjekt deaktivujete červeným tlačítkem Deaktivovat na jeho záložce Fakturační subjekt. Aplikace vás předem upozorní: „Po deaktivaci přestane pracovník fakturovat vlastním jménem a na vlastní IČO a vrátí se mezi běžný personál. Vystavené doklady zůstanou zachovány.”
Všechny doklady, které nájemce do té doby vystavil, tedy zůstávají dohledatelné i po ukončení spolupráce — mění se jen to, že od deaktivace dál už pracovník fakturuje pod salonem jako běžný zaměstnanec.